Meine E-Mails türmen sich im Postfach, die Notiz-App quillt über und mein Schreibtischhintergrund sieht aus wie ein Stuhl, auf den man Klamotten wirft, die noch nicht ganz waschmaschinenwürdig sind. Ich bin ein Digital Native. Und dennoch herrscht in meiner digitalen Welt Chaos.
Während mein analoger Briefkasten regelmäßig geleert wird und meine Papierordner ordentlich im Regal stehen, herrscht auf meinem Laptop Anarchie. Dateien flattern kreuz und quer, Tabs im Browser sind wie festgewachsen und schließen sich nur, wenn ich aus Versehen eine falsche Tastenkombi drücke. Dann ist der Schreck groß, die Erleichterung aber noch größer – wie im echten Leben, wenn ausgemistet wird.
Ich suche nach einer digitalen Marie Kondo. Wer sie nicht kennt: Die Japanerin ist die Aufräumexpertin und wurde weltweit bekannt mit ihrer Methode, Dinge nur zu behalten, wenn sie Freude auslösen. Eine kurze Google-Suche: Auf der Marie-Kondo-Website gibt es ein Interview zum "Digital Tidying": "Du hast deine Wohnung aufgeräumt, deine Routine achtsamer gestaltet und deinen Lebensstil radikal verändert. Jetzt hält dich nichts mehr davon ab, auch dein digitales Leben in Ordnung zu bringen – außer vielleicht die Tausenden von unsortierten Dateien auf deinem Laptop. Digitales Chaos ist real", heißt es dort.
Amanda Jefferson, eine amerikanische Aufräumexpertin, die sich auf digitale Ordnung spezialisiert hat, schreibt: "Anders als bei physischem Chaos ist es bei digitalen Dingen viel mehr aus den Augen, aus dem Sinn. Wir können den Laptop zuklappen – bis die chaotischen Icons und App-Bildschirme uns beim nächsten Mal wieder angrinsen." Digitales Chaos fühlt sich endloser an als das physische. Deshalb empfiehlt sie, radikal zu archivieren. Anders als bei Kisten im Keller kann man im Digitalen jederzeit die Suchfunktion bemühen. Ihr Tipp: in kleinen Portionen anfangen, zum Beispiel in 25-Minuten-Blöcken.
Digital Hoarding: Ein neues Krankheitsbild?
2015 beschrieben niederländische Forscherinnen und Forscher um Martine van Bennekom erstmals das Phänomen "Digital Hoarding". Ein Patient hatte begonnen, digitale Bilder in einem Ausmaß zu horten, dass es sein Leben einschränkte. "Mit zunehmender technologischer Innovation und den unbegrenzten Möglichkeiten digitaler Speicherung könnte ein neuer Subtyp des Hortens entstanden sein", schreiben die Forschenden. Digitales Horten führe nicht unbedingt zu vermüllten Wohnungen – aber zu Stress, Überforderung und eingeschränkter Alltagsfunktion.
Wir leben in einer Welt, in der täglich Daten auf uns niederprasseln. Ein paar WhatsApp-Fotos hier, ein Word-Dokument dort. Und doch habe ich bisher kein System gefunden, das für mich richtig gut funktioniert. Rechnungen und Finanzen sind zwar auch digital sauber abgeheftet. Aber wenn ich Notizen von einer Reportage von 2019 suche, wird es kompliziert. Bin ich ein digitaler Messie?
Noch ist mein System tragbar, mein Laptop funktionsfähig. Ich bin noch am Anfang meines Berufslebens. Aber: Halte ich das noch 30 Jahre so durch? Ich stoße auf ein Seminar mit dem Titel "Digitale Selbstorganisation" – für 990 Euro. Die Nachfrage ist anscheinend groß genug, dass Menschen so viel Geld dafür ausgeben würden. Ich will es aber ohne große Kosten hinbekommen. Es ist ja auch eine Frage des Stolzes. Ich will nicht abhängig sein von Cloud-Anbietern, Tools oder Onlinekursen, die Geld – oder meine Daten – gegen Bequemlichkeit tauschen. Auch wenn ich zugeben muss, dass ich letzten Monat dann doch aufgegeben habe: Zehn Euro im Monat zahle ich zurzeit, nur damit meine 25.000 Fotos weiterhin abrufbar bleiben.
Es geht aber auch um Nachhaltigkeit. Denn jedes Gigabyte, das ich in die Cloud hochlade, wird nicht in einer unsichtbaren Wolke geparkt, sondern in einem ganz physischen Rechenzentrum, das dafür ordentlich Strom frisst. Daten, die ich – seien wir mal ehrlich – vermutlich nie wieder brauche, liegen dort gekühlt und gesichert. Expert*innen schätzen: Ein Terabyte Daten zu speichern, verbraucht pro Jahr etwa 100 Kilowattstunden Strom – genug, um eine Wohnung mehrere Wochen lang zu beleuchten. Digitales Horten ist also nicht nur eine private Marotte, sondern auch eine ökologische Frage.
Und es geht um Datenschutz. Wer Daten in der Cloud hortet, gibt die Kontrolle ab. Jede Datei wandert auf Server, die nicht im eigenen Keller stehen, sondern in Rechenzentren der Techgiganten. Was dort mit den Daten passiert, wer Zugriff hat, wie lange sie gespeichert werden: Das bleibt oft intransparent. Eine Alternative bieten Open-Source-Lösungen und dezentrale Speicher: Dienste, die nicht allein auf Gewinnmaximierung ausgerichtet sind. Mit Tools wie Nextcloud oder CryptPad kann man eigene Server betreiben oder bei vertrauenswürdigeren Anbietern hosten. Digitales Aufräumen bedeutet nicht nur, Dateien zu löschen, sondern auch bewusste Entscheidungen zu treffen, wo ich sie hinterlege.
Hilfe, ich habe kein Löschkonzept!
Ich finde schließlich ein paar kostenlose Onlinekurse, die sich nicht ausschließlich, aber in Teilen der digitalen Selbstorganisation widmen. Im ersten Kurs stoße ich auf den Satz: "Ihr braucht ein Löschkonzept, das aufzeigt, wie eure Daten entsorgt werden." Löschkonzept? Ich bin doch nicht die Feuerwehr! Okay, der Kurs richtet sich vor allem an größere Firmen und spricht hier von der DSGVO, der Datenschutz-Grundverordnung der EU. Aber trotzdem wäre ein digitaler Feuerlöscher vielleicht nicht schlecht. Ein paar eigene Regeln, etwa: nach jedem Event die Fotos durchgehen und nur die aufheben, die man sich auch ausdrucken würde. Oder den Papierkorb regelmäßiger leeren – macht man ja (hoffentlich) auch im eigenen, realen Heim. Natürlich gibt es auch Programme, die digitales Aufräumen versprechen, meist im Doppelpack mit einem Antivirensystem. Aber das sind schon wieder Kosten, die vermeidbar wären, wenn man nur mal ordentlich digital durchwischen würde.
Wo ich tatsächlich mal wieder durchwischen sollte: in meinem E-Mail-Postfach. 1954 ungelesene Mails. Zum Glück hat Benedikt Glatzl die Lösung: In seinem Onlinekurs für Kreative schwört er auf das "Inbox Zero System". Das Ziel: ein leeres Mailpostfach am Ende des Tages. "E-Mails enthalten oft Fragen oder Aufgaben, die getan oder beantwortet werden müssen", erklärt er. Ein fehlendes System könne dazu führen, dass einkommende Mails den Tagesplan unterbrechen, wenn sie als "to do" verstanden und sofort bearbeitet werden.
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Seine Tipps: Mails nur zu festen Zeiten bearbeiten – einmal pro Stunde oder einmal pro Tag. Ich renne schließlich auch nicht alle zehn Minuten zum Briefkasten. Und: prüfen, ob es sich um eine Aufgabe handelt. Wenn nein – löschen oder archivieren. Wenn ja: sofort erledigen, wenn's in fünf Minuten geht. Ansonsten ab in den (neu angelegten) Ordner "Needs Action". Abgegebene Aufgaben landen in "Waiting for Answer" – oder wie auch immer ihr eure Ordner benennen wollt. Wichtig ist nur, überhaupt Sammelordner zu erstellen und sich deren Inhalt nur dann zu widmen, wenn man auch Zeit hat. "Es wird eine große Erleichterung sein", verspricht er.
Und wenn ich genau diese Mail eines Tages brauche?
Probieren wir es aus. Ich verbringe Stunden damit, mein Postfach durchzukämmen. Einige sind so alt, dass sie sich anfühlen wie ein Fundstück aus einem archäologischen Grabungsfeld: Einladungen zu Geburtstagen von Menschen, die nicht mehr in meinem Leben sind, Uni-Mails oder Entwürfe, die ich nie abgeschickt habe. Ich scrolle, klicke, lösche, archiviere. Es geht sogar schneller, als analog auszumisten. Dennoch fühlt es sich an, als würde man eine Erinnerung wegwerfen. Ich erwische mich bei dem Gedanken: Was, wenn ich genau diese Mail eines Tages noch brauche? Ich öffne das Archiv, kontrolliere, ob sie wirklich noch da sind, habe kurz Verlustängste. Dann komme ich in den Flow. Die Ordner füllen sich, der Papierkorb auch. Die Augen tun weh vom Auf-den-Bildschirm-Starren. Papierkorb leeren. Ich habe es geschafft. Null neue Nachrichten. Ein leerer Posteingang. So etwas habe ich zuletzt nur bei einer neu erstellten Mailadresse gesehen. Ich fühle mich tatsächlich ein wenig freier.
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In einem anderen Kurs wird die Frage gestellt, ob ich ein Problem habe, alte Dateien wiederzufinden. Ja, habe ich. Vorschlag: eine numerische Ordnung der Ordner und Dateien. Zum Beispiel: 00_Universität, 01_Kunden, 02_Privat, 99_Ablage für die Überordner. Innerhalb der Ordner dann die Dateien mit Ordnername und Datum (also Jahr, Monat, Tag) sowie Beschreibung benennen. Also zum Beispiel: 01_Kunden_2025-09-01_Rechnung_chrismon. Wenn das Dokument von einer anderen Person oder Institution stammt, sollte der Absender am Ende kurz genannt werden.
"Die unübersichtlichste Variante ist, für eine Datei nur einen Begriff zu wählen", sagt ein Youtuber. Ich fühle mich ertappt. Wie oft habe ich Dateien schlicht "Foto Blume" genannt. Das Ziel ist es, jede Datei so zu benennen, dass ich jederzeit weiß, was da drin ist – ohne sie öffnen zu müssen. Und: Besser, dieselbe Datei einmal öfter speichern, wenn sie in mehrere Ordner hineingehört, als sie ständig suchen zu müssen.
Der Laptop findet es für mich?
Ich treffe mich zum Co-Working mit einer Kollegin. Wie organisiert sie ihre Dateien? "Ich denke nicht nach Zahlen, ich brauche Wörter, damit ich weiß, was drinsteckt", sagt sie. In ihrem Ordner "Dokumente" tummeln sich Rechnungen, Mietverträge, die Masterarbeit und Screenshots, von denen sie gar nicht mehr weiß, warum sie sie überhaupt noch hat. "Meine Kontoauszüge schimmeln auch irgendwo auf dem Laptop herum. Meistens nutze ich die Suchfunktion. Der Laptop findet es dann für mich", sagt sie lachend. Nur ihre Fotos auf der Festplatte sind perfekt sortiert: nach Jahr, Monat, Tag, Ort. Marie Kondo wäre stolz auf sie.
Ich selbst habe Fotoordner früher nach Songs benannt – wie "Friends will be friends" von Queen für Selfies mit Freunden oder "Slow Dancing in a Burning Room" von John Mayer für den Ex-Freund. Poetisch, aber im Alltag wenig hilfreich. Meine Kollegin grinst. Das habe sie auch schon gemacht. "Egal welches System man ausprobiert – es muss auch funktionieren. Das kann man sich nicht aufzwingen", sagt sie. Es darf auch ein wenig Spaß machen. Also wenn Songtitel für mich funktionieren – warum dann nicht?
Sie hat recht. Schon nach einer Woche numerischen Sortierens habe ich die Schnauze voll. Datum im Dateinamen? Gern. Aber "00_Magazin" vor jeder Datei im gleichnamigen Ordner? Das ist zu viel des Guten. Mein Postfach ist nach ein paar Tagen auch nicht mehr "zero" – aber definitiv leerer.
Vielleicht geht es gar nicht darum, die Ordner perfekt zu benennen oder nie wieder Mails zu horten. Sondern darum, das Chaos so weit zu bändigen, dass man in Ruhe arbeiten kann. Ordnung ist kein Endzustand – weder analog noch digital. So wie wir im echten Leben Rituale geschaffen haben wie den Frühjahrsputz, so können wir auch digitale Routinen finden – und gegebenenfalls wieder verwerfen. Denn ein System ist nur dann gut, wenn es auch genutzt wird. Und: Zum Glück sind schimmelnde Dokumente nicht ganz so schlimm wie Schimmel im Kühlschrank.
